项目经理必备职能-mind

项目经理在项目管理中占据核心地位，其重要性不言而喻。在项目管理机构中，通常包括项目经理、项目团队成员、项目协调员、项目顾问、项目干系人等，而项目经理无疑是其中的关键人物。

项目经理承担着多样化的职责，对项目的成功起着关键作用。首先，项目经理负责整个项目的规划与组织。在项目启动阶段，制定项目计划，明确项目目标、范围和时间表，并确定项目的资源需求和分配。例如，在大型建筑项目中，项目经理在初期进行详细的项目规划，明确目标和任务，为项目的顺利进行奠定基础。其次，项目经理负责项目的执行和控制。在项目执行阶段，有效地分配任务，并监督团队成员的工作进展，确保项目按计划进行。同时，进行风险管理，及时识别和应对项目中的风险，以避免项目偏离预期结果。此外，项目经理还具备团队管理和领导能力，能够组建和管理项目团队，激发团队成员的潜力，解决团队成员之间的冲突和问题，保证项目的顺利进行和取得成功。

综上所述，项目经理在项目管理中具有核心地位，其职责的履行直接关系到项目的成功与否。

二、必备的九大职责

（一）过程控制能力

项目经理需要明确项目的关键节点，通过建立有效的反馈机制来掌控项目进度。例如，在软件开发项目中，可以将需求分析、设计、编码、测试等阶段设定为关键节点，每个节点完成后，团队成员及时反馈进展情况。这样既避免了过度监控引起的反感，又能确保项目按节点顺利推进，提高项目的可控性和成功率。

（二）文档能力

良好的文档能力是项目经理必备的技能之一。一方面，项目经理自身要具备较强的文档编写能力，能够准确、清晰地撰写项目计划书、进度报告、风险评估报告等各类文档。另一方面，要督促开发人员养成写文档的习惯，提高文档质量。据统计，在一些大型项目中，由于文档不清晰导致的沟通问题占比高达 30%。因此，强文档能力可以有效减少团队沟通中的理解偏差，提高工作效率。

（三）总结汇报

项目经理应克服对总结汇报的抵触情绪，主动进行汇报。通过总结汇报，为项目争取更多资源。在汇报中，要学会邀功、反思和复盘。例如，每月进行项目进度总结汇报，分析项目中的成功经验和不足之处，为后续项目提供参考。同时，向领导展示项目成果，争取更多的人力、物力和财力支持。

（四）任务分解能力

项目经理接到任务后，要迅速在大脑中勾勒出任务结构，并进行细分化。比如，将一个大型项目分解为多个子项目，每个子项目再分解为具体的任务，明确每个任务的负责人和完成时间。这样可以避免任务不清导致的踢皮球现象，提高问题解决的效率。以一个企业信息化项目为例，可将其分解为硬件采购、软件研发、系统集成等子项目，每个子项目又可进一步分解为具体的任务。

（五）时间观念

项目经理要改掉拖拉习惯，树立强烈的时间观念。坚持今日事今日毕，严格按照项目时间表推进各项任务。在项目执行过程中，对每个任务的时间节点进行严格把控，确保项目按时完成。例如，在项目计划中明确每个阶段的开始时间和结束时间，定期检查任务进度，对进度滞后的任务及时采取措施进行调整。

（六）计划能力

项目经理需要合理评估团队的工作节奏和效率，制定紧凑合理的计划。在制定计划时，要充分考虑项目的资源需求、风险因素等。例如，根据团队成员的技能水平和工作负荷，合理分配任务，确保每个成员都能在规定时间内高质量完成任务。同时，要根据项目的实际情况，不断调整和优化计划，以适应项目的变化。

（七）跨界思维

具备跨界思维的项目经理能够将不同领域的知识融会贯通，更好地应对项目中的各种复杂问题。在项目管理中，可能会涉及到技术、市场、销售、人事等多个领域。例如，在一个新产品研发项目中，项目经理不仅要了解技术研发的进展，还要关注市场需求、销售渠道等方面的情况，综合考虑各方面因素，制定出更加科学合理的项目计划。

（八）亲和力

项目经理不能仅仅依靠能力强来管理团队，而要成为团队的破冰者，主动亲近团队成员。建立良好的关系，增强团队的凝聚力和向心力。例如，在工作之余组织团队活动，关心团队成员的生活和工作情况，让团队成员感受到温暖和关怀。这样可以提高团队成员的工作积极性和创造力，促进项目的顺利进行。

（九）组织协调

项目经理要善于组织资源，帮助组员解决问题。虽然不一定能解答所有技术问题，但可以通过协调各方资源，确保问题得到解决。例如，当组员遇到技术难题时，项目经理可以联系外部专家、组织内部技术研讨等方式，为组员提供解决方案。同时，要加强与相关部门和人员的沟通协调，确保项目资源得到充分利用和优化配置。

三、重点履行的五项职能

（一）计划

项目计划是项目成功的基石。项目经理需要明确项目的范围、质量、时间和成本等关键要素。首先，通过与项目团队成员、客户以及相关利益相关者的沟通，充分了解项目的需求和期望，确定项目的目标。例如，在一个软件开发项目中，项目经理需要与客户沟通确定软件的功能需求、性能要求、交付时间等目标。然后，将项目目标分解为具体的任务和子任务，并确定每个任务的负责人、开始时间和结束时间。这可以借助项目管理工具，如进度猫，将任务一对一地分配给项目成员，让每个人清楚自己的职责和工作范围。同时，制定项目的资源需求计划，包括人力资源、物力资源和财力资源等，确保项目有足够的资源支持。制定好的项目计划不仅是一个时间表，更是一个指导项目实施的纲要，需要在项目执行过程中不断地进行调整和优化。

（二）组织

组织是将各种管理资源进行有效排列组合，使其协同为项目目标服务。项目经理需要根据项目的需求，合理配置人力资源、物力资源和财力资源等。在人力资源方面，组建一支高效的项目团队，选择具备相应技能和经验的团队成员，并明确他们的角色和职责。例如，在一个建筑项目中，需要包括设计师、工程师、施工人员等不同专业的人员，项目经理要根据他们的专业能力和经验进行合理分工。在物力资源方面，确保项目所需的设备、材料等物资及时到位，并合理安排使用。对于财力资源，要制定详细的预算计划，严格控制项目成本，确保资金的合理使用。同时，建立有效的沟通机制和工作流程，促进团队成员之间的协作和信息共享，提高项目的执行效率。

（三）领导

领导如同项目的舵手，指引项目航向，确保方向正确以避免失败。项目经理需要具备激励团队成员、建立良好沟通渠道和提供必要资源支持的能力。通过认可和奖励表现优秀的团队成员，如提供培训机会、晋升机会等，激发他们的工作积极性和创造力。例如，在项目完成关键节点时，对表现突出的成员进行表扬和奖励。建立开放的沟通渠道，倾听团队成员的意见和建议，解决他们在工作中遇到的问题，让团队成员感受到被尊重和信任。同时，为团队成员提供必要的资源和支持，包括技术支持、培训支持等，帮助他们更好地完成工作任务。

（四）协调

协调在项目建设过程中充当桥梁和纽带，平衡各方需求。项目经理需要投入精力做好沟通协调工作，包括内部沟通和外部协调。内部沟通方面，定期组织团队会议、工作汇报和一对一沟通，确保团队成员之间信息共享和协同工作。例如，每周召开一次团队会议，让成员汇报工作进展和遇到的问题，共同讨论解决方案。外部协调方面，与客户、供应商、上级领导等相关方保持良好的关系，确保他们对项目的支持和配合。例如，与客户保持密切沟通，及时了解客户需求的变化，并调整项目计划以满足客户需求。

（五）控制

控制是时刻监控项目各方面，确保项目顺利进行，降低失败风险。项目经理需要建立有效的监控机制，对项目的进度、质量、成本等进行实时监控。通过使用项目管理软件，如 PingCode 和 Worktile 等，及时了解项目的进展情况，发现偏差及时采取措施进行调整。例如，当发现项目进度滞后时，分析原因并采取增加资源、调整任务分配等措施追赶进度。同时，对项目的质量进行严格把控，制定质量标准和控制措施，定期进行质量检查，确保项目的各个环节都符合质量要求。对项目成本进行严格管理，监控费用支出，避免超支。通过有效的控制措施，确保项目在预定的时间、成本和质量范围内完成。

四、在多管理职能上的作用

（一）规划管理

规划管理是项目经理的基本职能之一，对项目的成功起着至关重要的作用。项目经理需要明确项目的目标，这不仅包括最终的交付成果，还应涵盖项目的阶段性目标。例如，在一个新产品研发项目中，目标可以设定为在特定时间内推出具有特定功能和性能的产品，并在不同阶段设定诸如完成原型设计、进行测试等阶段性目标。

确定项目范围同样关键，要清晰界定项目的边界，避免范围蔓延。比如在软件开发项目中，明确哪些功能属于项目范围，哪些不属于，防止因需求不断增加而导致项目失控。

制定详细计划时，要综合考虑时间管理、成本管理、质量管理和风险管理等多个方面。在时间管理上，设定合理的时间表和里程碑，确保项目按时完成。据统计，约有 30% 的项目因时间管理不善而延期。成本管理方面，制定预算计划，严格控制项目成本。质量管理则要明确质量标准和控制措施，确保项目成果符合要求。风险管理需提前识别潜在风险，制定应对策略，如技术风险、市场风险等。

项目经理在规划管理中应具备战略思维，从宏观角度把握项目的发展方向和趋势。同时，要有灵活的应变能力，当项目面临外部环境变化或内部问题时，能够及时调整计划，确保项目顺利进行。